آموزش متصل کردن ایمیل به Outlook

برای متصل کردن ایمیل هاست به Outlook، حساب را به صورت دستی و از نوع IMAP اضافه کنید و نام سرور ورودی و خروجی، پورت‌های امن و رمز عبور صندوق را دقیقاً همان‌طور وارد کنید که کنترل‌پنل هاست نمایش می‌دهد. دو نکته‌ای که بیشترین خطا را می‌سازند این است که نام کاربری باید آدرس کامل ایمیل باشد و گزینه احراز هویت سرور خروجی (SMTP) هم حتماً فعال شود.

https://media.onlineserver.ir/email-outlook.mp4

در ویدیوی بالا مراحل متصل کردن ایمیل ساخته شده در سی پنل به نرم افزار Outlook را قدم به قدم مشاهده می‌کنید. در ادامه همان مراحل را به صورت متنی، همراه با توضیح گزینه‌ها و علت خطاهای رایج مرور می‌کنیم تا اگر جایی متوقف شدید بدانید دقیقاً چه چیزی را باید بررسی کنید.

IMAP یا POP3؛ کدام یک را انتخاب کنیم

پروتکل POP3 پیام‌ها را از سرور دریافت می‌کند و در حالت پیش‌فرض آنها را از روی سرور برمی‌دارد؛ یعنی نامه‌ها فقط روی همان دستگاه باقی می‌مانند. پروتکل IMAP برعکس، نامه‌ها را روی سرور نگه می‌دارد و وضعیت آنها (خوانده‌شده، پاسخ‌داده‌شده، پوشه‌بندی) را بین همه دستگاه‌ها همگام می‌کند.

اگر ایمیل را همزمان روی لپ‌تاپ، موبایل و وب‌میل باز می‌کنید، IMAP تنها انتخاب منطقی است؛ با POP3 نامه‌ای که روی یک دستگاه دانلود شود ممکن است روی بقیه دستگاه‌ها دیگر دیده نشود. در مقابل، IMAP فضای دیسک هاست را مصرف می‌کند، بنابراین اگر سهمیه صندوق پستی شما محدود است باید پوشه‌های قدیمی را مرتب آرشیو کنید. در سرویس‌های هاست اشتراکی که با کنترل‌پنل سی‌پنل ارائه می‌شوند، این سهمیه در همان بخش مدیریت ایمیل قابل مشاهده و تغییر است.

اطلاعات اتصال را از کجا برداریم

هرگز نام سرور را حدس نزنید؛ کنترل‌پنل خودش مقدار درست را به شما می‌دهد:

• سی‌پنل: وارد بخش Email Accounts شوید، روی حساب موردنظر گزینه Connect Devices را بزنید و بخش Mail Client Manual Settings را باز کنید. نام سرور ورودی و خروجی، پورت‌ها و نام کاربری دقیقاً همان‌جا نوشته شده‌اند.
• دایرکت‌ادمین: در بخش E-Mail Accounts اطلاعات اتصال هر صندوق نمایش داده می‌شود و معمولاً صفحه راهنمای وب‌میل هم همین مقادیر را تکرار می‌کند.

نام سرور معمولاً به شکل mail.example.com یا نام میزبان خود سرور است، اما مقدار قابل اتکا همان چیزی است که در کنترل‌پنل می‌بینید. نام کاربری هم در تقریباً همه پیکربندی‌ها آدرس کامل ایمیل است، نه فقط بخش قبل از @.

پورت‌ها و رمزنگاری

پورت‌های استاندارد این پروتکل‌ها ثابت هستند و اگر کنترل‌پنل چیز دیگری نگفته باشد، همین‌ها را وارد کنید:

همیشه نسخه رمزنگاری‌شده را انتخاب کنید. روی پورت‌های 143 و 110 بدون STARTTLS، نام کاربری و رمز عبور به صورت خام روی شبکه منتقل می‌شوند. نکته مهم دیگر اینکه پورت 25 برای تبادل نامه بین سرورهای ایمیل است، نه برای ارسال از سمت کاربر؛ بسیاری از ارائه‌دهندگان اینترنت و شبکه‌های سازمانی این پورت را روی خروجی می‌بندند. برای ارسال از Outlook از 587 یا 465 استفاده کنید. روی سرور مجازی که دسترسی روت در اختیار شماست، می‌توانید وضعیت باز بودن این پورت‌ها را مستقیم روی خود سرور بررسی کنید.

مراحل افزودن حساب در Outlook

• از منوی File گزینه Add Account را انتخاب کنید و آدرس ایمیل را وارد کنید.
• روی Advanced options بزنید و تیک Let me set up my account manually را فعال کنید تا Outlook سراغ تشخیص خودکار نرود.
• نوع حساب را IMAP انتخاب کنید.
• نام سرور ورودی و خروجی را از کنترل‌پنل کپی کنید، پورت‌ها را طبق جدول بالا وارد کنید و روش رمزنگاری را روی SSL/TLS یا STARTTLS متناسب با پورت انتخابی بگذارید.
• رمز عبور همان رمز صندوق ایمیل است که هنگام ساخت حساب تعیین کرده‌اید، نه رمز ورود به کنترل‌پنل.

احراز هویت SMTP را فراموش نکنید

اگر دریافت نامه کار می‌کند ولی ارسال انجام نمی‌شود، تقریباً همیشه علت این است که احراز هویت سرور خروجی فعال نشده. در تنظیمات پیشرفته حساب، گزینه My outgoing server (SMTP) requires authentication را فعال کنید و روی حالت استفاده از همان نام کاربری و رمز سرور ورودی بگذارید. بدون آن، سرور درخواست شما را به عنوان رله غیرمجاز رد می‌کند و خطایی شبیه 550 5.7.1 Relay access denied می‌گیرید. اگر روی سرور اختصاصی یا سرور مجازی با دسترسی روت کار می‌کنید، همین رفتار را باید در پیکربندی سرویس MTA و فایروال هم بازبینی کنید؛ پیکربندی فایروال و امن‌سازی سرور از موارد فهرست‌شده در خدمات پشتیبانی و مدیریت سرور است.

خطاهای رایج و روش تشخیص

• پورت اشتباه یا بسته بودن مسیر: ابتدا از سمت کلاینت بررسی کنید که پورت باز است. در لینوکس یا مک دستور nc -vz mail.example.com 993 و در ویندوز Test-NetConnection mail.example.com -Port 993 پاسخ می‌دهد. اگر اتصال برقرار نشد، مشکل شبکه یا فایروال است نه Outlook.
• هشدار گواهی نامعتبر: وقتی سرور با گواهی خودامضا یا گواهی متعلق به دامنه دیگری پاسخ می‌دهد، Outlook هشدار عدم تطابق نام می‌دهد. با دستور openssl s_client -connect mail.example.com:993 -servername mail.example.com می‌توانید ببینید گواهی برای چه نامی صادر شده است. راه‌حل پایدار، نصب یک گواهی SSL معتبر روی همان نام میزبانی است که در تنظیمات وارد می‌کنید.
• نام کاربری ناقص: وارد کردن فقط بخش قبل از @ باعث خطای احراز هویت می‌شود. آدرس کامل ایمیل را بنویسید.
• مسدود شدن موقت آدرس IP: چند بار تلاش ناموفق با رمز اشتباه می‌تواند باعث شود فایروال سرور آدرس شما را موقتاً ببندد. در این حالت حتی رمز درست هم جواب نمی‌دهد و باید از مدیر سرور بخواهید IP را آزاد کند.
• پر بودن سهمیه صندوق: وقتی فضای صندوق تمام شود، همگام‌سازی IMAP با خطا متوقف می‌شود. سهمیه را در کنترل‌پنل بررسی و پوشه‌های حجیم را خالی کنید.

پیشگیری از تکرار مشکل

یک بار تنظیمات درست را از کنترل‌پنل بردارید و همان را برای همه کاربران مستند کنید تا هر نفر مقادیر متفاوتی وارد نکند. رمزهای ایمیل را جدا از رمز کنترل‌پنل نگه دارید، رمزنگاری را روی همه حساب‌ها اجباری کنید و پیش از تغییر دامنه یا انتقال هاست، مقادیر سرور ورودی و خروجی را دوباره بررسی کنید. اگر با وجود این مراحل ارسال یا دریافت نامه پایدار نشد و احتمال می‌دهید ریشه مشکل در سمت سرور باشد، قدم بعدی بررسی لاگ‌های سرویس ایمیل روی سرور است که به دسترسی مدیر سرور نیاز دارد.